La caisse de bord en croisière à la voile

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Avant la première croisière avec un nouvel équipage, la question finit par se poser de savoir comment payer les frais communs de gazole, de port et d'avitaillement. Longtemps, la réponse a été une enveloppe de liquide dans laquelle chacun met la même somme au départ, et c'était aussi la solution la plus simple. Aujourd'hui, la caisse uniquement en liquide est en général la plus laborieuse, parce qu'une partie des dépenses lui échappe forcément et rend le décompte si pénible à la fin, par exemple quand la marina n'accepte que la carte ou que quelqu'un achète quelque chose spontanément à terre sans passer d'abord par l'enveloppe.

En bref :

• La caisse uniquement en liquide ne fonctionne que tant que chaque dépense passe par l'enveloppe, ce qui, avec les paiements par carte et les achats spontanés, ne marche en général plus.
• Les applis de partage de frais t'épargnent les calculs, mais supposent qu'à la fin chacun fait son paiement de compensation, ce qui n'est pas garanti dans un équipage nouveau.
• Un dépôt au départ sécurise tant que l'équipage ne se connaît pas encore, et la comptabilité numérique en route rattrape tout ce qui n'est pas payé avec l'enveloppe.
• Qui utilise une appli a tout intérêt à laisser chacun saisir ses propres dépenses, parce que personne n'a alors à courir après les tickets et les messages.

Comment fonctionne la caisse de bord en croisière à la voile ?

La caisse de bord, c'est l'argent commun de l'équipage pour tout ce que la croisière coûte dans son ensemble. Ce qui est payé avec elle et ce que chacun prend à sa charge, par exemple le dîner au restaurant ou l'excursion à terre, se règle de préférence dès avant la croisière, avec les autres documents de la planification de la croisière.

La caisse de bord classique en liquide

Au départ de la croisière, chacun met la même somme dans une enveloppe ou une boîte, et un équipier prend la caisse en charge comme trésorier. Le trésorier tient un livre de caisse sur papier, garde les tickets dans l'enveloppe et sort de l'argent quand quelqu'un fait des courses pour l'équipage. Celui qui est parti sans liquide de la caisse rapporte le ticket et récupère le montant.

Ça fonctionne bien tant que vraiment chaque dépense passe par l'enveloppe. En pratique, quelques tickets se perdent la plupart du temps, et à la fin le liquide et le livre de caisse ne concordent pas, parce que plus personne ne sait qui a avancé le gazole à l'escale carburant ni si l'argent avait déjà été pris dans la caisse.

Pourquoi le liquide seul ne suffit plus

De plus en plus souvent, en route, on ne peut même plus payer en liquide. Le bureau de la marina prend la carte, les places de port se réservent en ligne à l'avance, et pour l'électricité et l'eau au ponton il y a une borne qui n'accepte que les cartes. À cela s'ajoute l'achat spontané à terre, pour lequel personne ne passe d'abord par l'enveloppe à bord.

Comment ça commence, on le voit souvent dès le premier matin au port. Deux lève-tôt de l'équipage vont chercher le pain au quai de la ville pendant que les autres dorment encore. L'enveloppe reste à bord parce que le trésorier est encore dans sa couchette, et de toute façon la boulangerie n'accepte que la carte.

Le pain est donc avancé de la poche de quelqu'un, et à partir de là deux comptabilités tournent côte à côte, la caisse en liquide dans l'enveloppe et une pile grandissante d'avances privées qui ne sont notées que de tête ou dans le chat du groupe. Le dernier soir, il faut alors rassembler le livre de caisse, le chat et les relevés bancaires.

Les applis de partage de frais t'épargnent les calculs

Les applis pour partager les dépenses résolvent le problème de la double comptabilité parce qu'il n'y a plus d'enveloppe. Chacun paie comme ça l'arrange sur le moment, saisit la dépense avec le montant et les personnes concernées, et l'appli tient les soldes. À la fin, elle propose les paiements de compensation de personne à personne, si bien que plus personne n'a de calculs à faire.

Entre amis qui se connaissent et se reverront après la croisière, c'est la plupart du temps la solution la plus simple. Elle suppose toutefois de la confiance, car celui qui a beaucoup avancé en route se retrouve à la fin avec un gros crédit et doit récupérer l'argent auprès des autres après la croisière. Dans un équipage qui ne s'est rencontré qu'à bord, par exemple via une plateforme de recherche d'équipiers, en embarquant contre un coup de main ou comme amis d'amis, le risque reste chez celui qui a payé.

Dépôt plus comptabilité numérique

Pour un équipage qui ne se fait pas encore confiance, la combinaison des deux s'impose. Au départ, chacun verse un dépôt dans la caisse de bord, en liquide au trésorier. En route, chaque dépense est enregistrée en numérique, qu'elle ait été payée avec la caisse ou avancée par quelqu'un avec sa carte, et une avance est alors remboursée par la caisse ou compensée avec le dépôt.

Les applis de partage de frais habituelles ne connaissent toutefois pas de caisse commune et ne font que répartir chaque montant entre des personnes. Ce modèle demande une comptabilité qui reflète les deux, la caisse de bord comme pot à part avec ses versements et ses dépenses et, à côté, les avances et paiements de chaque personne, pour que l'un puisse se compenser avec l'autre.

Astuce : le trésorier n'est pas un gardien

Le trésorier n'a pas besoin de valider chaque écriture ni de la saisir lui-même. C'est plus simple quand chacun dans l'équipage saisit ses propres dépenses au fur et à mesure, parce que personne n'a alors à collecter tickets et messages. Ce qui lui reste, c'est de vérifier que les écritures sont complètes et de clarifier les incohérences au sein de l'équipage.