La cassa di bordo in crociera a vela
Prima della prima crociera con un equipaggio nuovo, a un certo punto si pone la domanda di come pagare le spese comuni per gasolio, porto e provviste. Per molto tempo la risposta è stata una busta con i contanti, in cui ognuno mette la stessa cifra all'inizio, ed era anche la soluzione più semplice. Oggi la cassa solo in contanti è di solito la più laboriosa, perché una parte delle spese inevitabilmente le sfugge e rende così faticoso il conto finale, per esempio quando il marina accetta solo la carta o qualcuno compra qualcosa d'impulso a terra senza passare prima dalla busta.
In breve:
- La cassa solo in contanti funziona soltanto finché ogni spesa passa dalla busta, cosa che con i pagamenti con carta e gli acquisti d'impulso di solito non riesce più.
- Le app per dividere le spese ti tolgono i calcoli, ma danno per scontato che alla fine ognuno faccia il suo pagamento di conguaglio, cosa che in un equipaggio nuovo non è sicura.
- Un deposito all'inizio dà sicurezza finché l'equipaggio non si conosce ancora, e la contabilità digitale lungo il viaggio raccoglie tutto quello che non viene pagato dalla busta.
- Chi usa un'app fa bene a lasciare che ognuno inserisca da sé le proprie spese, perché così nessuno deve rincorrere scontrini e messaggi.
Come funziona la cassa di bordo in crociera a vela?
La cassa di bordo è il denaro comune dell'equipaggio per tutto quello che la crociera costa nel suo insieme. Cosa si paga con la cassa e cosa ognuno si assume per sé, per esempio la cena al ristorante o l'escursione a terra, è meglio chiarirlo già prima della crociera, insieme agli altri documenti della pianificazione della crociera.
La cassa di bordo classica con i contanti
All'inizio della crociera ognuno mette la stessa cifra in una busta o in una scatola, e un membro dell'equipaggio si occupa della cassa come cassiere. Il cassiere tiene un libro cassa su carta, conserva gli scontrini nella busta e consegna i soldi quando qualcuno fa la spesa per l'equipaggio. Chi è uscito senza contanti dalla cassa porta lo scontrino e riceve indietro l'importo.
Funziona bene finché davvero ogni spesa passa dalla busta. In pratica di solito qualche scontrino va perso, e alla fine contanti e libro cassa non tornano, perché nessuno ricorda più chi ha anticipato il gasolio alla sosta per il rifornimento e se i soldi erano già stati presi dalla cassa.
Perché i contanti da soli non bastano più
Sempre più spesso lungo il viaggio non si può nemmeno più pagare in contanti. L'ufficio del marina prende la carta, gli ormeggi si prenotano online in anticipo, e per corrente e acqua sul pontile c'è una colonnina che accetta solo carte. A questo si aggiunge l'acquisto d'impulso a terra, per cui nessuno passa prima dalla busta a bordo.
Come comincia si vede spesso già la prima mattina in porto. Due mattinieri dell'equipaggio vanno a prendere il pane alla banchina del paese mentre gli altri dormono ancora. La busta resta a bordo perché il cassiere è ancora in cuccetta, e in panetteria comunque si paga solo con la carta.
Il pane viene quindi anticipato di tasca propria, e da lì in poi corrono due contabilità una accanto all'altra, la cassa in contanti nella busta e una pila crescente di anticipi privati annotati solo a memoria o nella chat di gruppo. L'ultima sera bisogna allora mettere insieme libro cassa, chat ed estratti conto.
Le app per dividere le spese ti tolgono i calcoli
Le app per dividere le spese risolvono il problema della doppia contabilità perché non c'è più la busta. Ognuno paga come gli viene meglio al momento, inserisce la spesa con l'importo e le persone coinvolte, e l'app tiene i saldi. Alla fine propone i pagamenti di conguaglio da persona a persona, così nessuno deve più fare i conti.
Tra amici che si conoscono e si rivedranno dopo la crociera è di solito la soluzione più semplice. Presuppone però fiducia, perché chi ha anticipato molto lungo il viaggio si ritrova alla fine con un credito alto e deve farsi dare i soldi dagli altri dopo la crociera. In un equipaggio che si è conosciuto solo a bordo, per esempio tramite una piattaforma per trovare equipaggio, imbarcandosi in cambio di una mano a bordo o come amici di amici, il rischio resta a chi ha pagato.
Deposito più contabilità digitale
Per un equipaggio che non si fida ancora, la scelta giusta è la combinazione delle due cose. All'inizio ognuno versa un deposito nella cassa di bordo, in contanti al cassiere. Lungo il viaggio ogni spesa viene registrata in digitale, sia che sia stata pagata dalla cassa sia che qualcuno l'abbia anticipata con la carta, e l'anticipo viene poi rimborsato dalla cassa o compensato con il deposito.
Le comuni app per dividere le spese, però, non conoscono il concetto di una cassa comune e si limitano a ripartire ogni importo tra le persone. Per questo modello serve una contabilità che rappresenti entrambe le cose, la cassa di bordo come fondo a sé con versamenti e spese e, accanto, gli anticipi e i pagamenti delle singole persone, in modo che l'una si possa compensare con l'altra.
Consiglio: il cassiere non è un guardiano
Il cassiere non ha bisogno di approvare ogni registrazione né di inserirla da sé. È più semplice se ognuno nell'equipaggio inserisce le proprie spese man mano che si presentano, perché così nessuno deve raccogliere scontrini e messaggi. Gli resta il compito di controllare che le registrazioni siano complete e di chiarire le incongruenze all'interno dell'equipaggio.